Главная > Регистрация ООО > Какие папки должны быть в отделе кадров. Кадровые документы организации


Какие папки должны быть в отделе кадров. Кадровые документы организации




Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии. Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии. Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:

  • трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале ;
  • трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье ;
  • медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, и , вы узнаете, пройдя по ссылкам;.
  • документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям . Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести ;
  • по форме Т-1;
  • личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье .

Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с и своевременно провести для него !

Документы в процессе трудовой деятельности

В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность. В этом случае составляются следующие бумаги:

  • приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в ;
  • дополнительное соглашение. Например, при или .

Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи . Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить .

Документы при увольнении

Для документального оформления расторжения трудового договора необходимы следующие бумаги:

  • заявление об увольнении (в случае если сотрудник решил уйти из компании по собственной инициативе). , читайте в нашем тексте;
  • соглашение об увольнении. Предлагаем вам ознакомиться с , а также расторжения контракта;
  • приказ об увольнении, составляемый по форме Т-8 или Т-8а (если расторгается договор с несколькими сотрудниками). Узнать о правилах заполнения вы сможете из материала .

Локальные акты

Любая компания может принимать собственные локальные нормативные акты, которые не должны противоречить законам РФ. Цель таких документов — улучшение условий труда и повышение уровня дисциплины на предприятии. Отсутствие локальных актов, а также их неправильное оформление может повлечь наступление неблагоприятных последствий для работодателя. Какие обязательные кадровые документы в организации следует подготовить:

  • штатное расписание (форма Т-3). Подробнее — в статье « ;
  • , на основании которого происходит контроль количества отработанных часов и расчета зарплаты (формы Т-12 и Т-13) и т. д.

Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, .

Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ , максимальная мера по которой — увольнение;
  • в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300-500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000-3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

  • оформление приема на работу;
  • внутреннее перемещение работников;
  • увольнение;
  • регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
  • организация трудового процесса;
  • иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы Выполняемые задачи
Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
  • изучение сотрудников, оценка их труда;
  • аналитическая работа;
  • составление отчетов.
Координационно-информационное
  • подготовка, обучение, переподготовка персонала;
  • прием работников по служебным и личным вопросам;
  • обработка письменных обращений трудящихся;
  • архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
  • документирование работы сотрудников;
  • работа с персоналом подразделений;
  • кадровое планирование и руководство.
Документальное
  • ведение личных дел, трудовых книжек;
  • составление приказов, бумаг для персонифицированного учета;
  • оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

  • Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
  • унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
  • Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
  • Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
  • Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
  • Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
  • Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
  • Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
  • Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
  • Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
  • Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
  • Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
  • инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее - Правила)
  • Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
  • Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам.
Инструкция о защите персональных данных
  • Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения.
  • Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных.
Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

  • сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
  • данные паспорта сотрудника;
  • должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
  • перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
  • сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
  • рабочий график, оплата переработки;
  • причины для прекращения действия договора и иные условия;
  • подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.


Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

  • разработать внутреннюю нормативную базу;
  • подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
  • произвести штатную расстановку;
  • подготовить трудовые соглашения;
  • разработать формы по личному составу;
  • оформить карточки Т-2;
  • утвердить бланки заявлений для сотрудников;
  • подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

  • список структурных подразделений и должностей;
  • количество единиц штата по каждой должности;
  • оклады, надбавки по должностям;
  • фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

  • регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
  • ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
  • оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
  • выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
  • оформление и регистрация приказа в книге учета;
  • заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
  • передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

  • распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
  • кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
  • карточки Т-2;
  • трудовые;
  • соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

  • штатное расписание;
  • положение по ОТ;
  • журнал регистрации командировок;
  • правила внутреннего распорядка;
  • прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления Процедура не отражена в законодательстве.

Обычно она состоит из следующих шагов:

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.

Договор заключается в несколько этапов:

  • Получение необходимых бумаг.
  • Оформление заявления.
  • Составление и подписание соглашения.
  • Формирование приказа на прием.
  • Заведение карточки Т-2.
  • Внесение записи в трудовую.
  • Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии
  • В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел.
  • Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.
  • Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.

Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:

  • воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
  • нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
  • непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
  • непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.

Проверка в компании: необходимые основания

Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:

  • планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
  • факты несчастных случаев на производстве;
  • обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
  • информация, поступившая от правоохранительных органов.

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры .

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

Документы можно разделить по следующим видам:

  • Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
  • Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
  • Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Таблица 1

Индивидуальные локальные нормативные акты

Свернуть Показать

Таблица 2

Обязательные локальные акты организации

Свернуть Показать

Таблица 3

Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Свернуть Показать

Систематизация информации: как организовать документооборот

По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:

  • договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
  • договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • положение об адаптации работников;
  • положение о порядке прохождения испытательного срока;
  • положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету . Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

В нашем случае:

  • журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
  • журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
  • журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
  • журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
  • журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
  • журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске - . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места .

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством . Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .

Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.

Сноски

Свернуть Показать


Основная функция кадровой документации - это юридическое оформление и закрепление трудовых отношений между нанимателем и работником.

Любое юридическое лицо независимо от организационно-правовой формы в процессе осуществления хозяйственной деятельности обязано вести работу по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством. Состав кадровой документации зависит от меняющихся подзаконных актов в сфере труда, в частности, актов Минтруда и соцзащиты.

В большинстве организаций постановке кадровой документации не придают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.

Справочно: кадровая документация - это комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений нанимателя и работника внутри организации.

Целесообразно разделить всю систему кадровых документов на 2 крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых предусмотрено трудовым законодательством, и факультативные кадровые документы.

Правила внутреннего трудового распорядка

В каждой организации должны быть разработаны правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР). Они утверждаются приказом нанимателя с учетом мнения представительного органа (профсоюза - в случае его наличия) (ст. 54, 194 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).

Справочно: ПВТР - это локальный нормативный правовой акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Штатное расписание

Составление и утверждение штатного расписания предшествует подбору работников в организацию, поскольку этим документом устанавливается штатная численность, а также перечень должностей и профессий (который определяют в зависимости от направления деятельности организации), должностные оклады, надбавки и формируется фонд заработной платы. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений. Оно утверждается приказом нанимателя или уполномоченным им лицом.

Этот документ позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Обращаем внимание, что в случае увольнения кого-либо из работников в связи с сокращением штата (п. 1 ст. 42 ТК) наниматель, ссылаясь на штатное расписание, может доказать в суде законность увольнения работника и невозможность его обратного трудоустройства.

Трудовой договор (контракт)

Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и нанимателем (ст. 18 и 25 ТК). В качестве обязательных условий в трудовом договоре указываются условия труда и его оплаты, которые установлены на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению между работником и нанимателем.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя о приеме на работу на основании заключенного трудового договора (ст. 24, 54 ТК). Иными словами, к моменту издания приказа с работником должен быть подписан трудовой договор. Содержание приказа (распоряжения) нанимателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляют работнику под роспись. По требованию работника наниматель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 51 ТК).

При приеме на работу обязательно ознакомьте работника с действующими в организации ПВТР, иными локальными нормативными правовыми актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором (ст. 54 ТК).

Если работник принимается на руководящую должность, например директора, руководителя кадровой службы, главного бухгалтера, то приказ доводится до сведения всех структурных подразделений нанимателя.

Приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества нанимателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании работников (кроме командирования за границу) - они хранятся 3 года) и личных карточек - 75 лет.

Трудовая книжка работника

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 50 ТК). Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при поступлении на работу. Исключение составляют случаи, когда работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Наниматель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней.

Заполнение трудовой книжки впервые производится должностным лицом нанимателя в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек определен в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, заверяют подписью руководителя или должностного лица нанимателя и печатью организации. Записи вносят после издания приказа (при увольнении - в день увольнения). Они должны производиться в точном соответствии с приказом, в качестве оснований указывают статьи ТК.

При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяют подписью его руководителя и печатью.

Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен поставить свою подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них, а также в карточке формы Т-2 (форма разрабатывается в организации самостоятельно). Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя.

Договор о полной материальной ответственности

Среди документов, которые должны быть составлены нанимателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности, а также о коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст. 405, 406 ТК). Их в обязательном порядке заключают с работником, достигшим 18-летнего возраста, в случае передачи ему ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения их в процессе производства.

Типовой договор о полной материальной ответственности утвержден постановлением Совета Министров РБ от 26.05.2000 № 764 «Об утверждении примерного перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и примерного договора о полной индивидуальной материальной ответственности» (в ред. от 09.07.2011).

Вопросы о коллективной (бригадной) ответственности урегулированы постановлением Минтруда РБ от 14.04.2000 № 54 «Об утверждении Положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, Примерного перечня работ, при выполнении которых может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, Примерного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности».

График отпусков

Наниматель обязан составить график отпусков (ст. 168 ТК). В соответствии с ним определяют очередность предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков утверждает наниматель с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации (если он есть) не позднее 5 января. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 2 недели до его начала (ст. 169 ТК) в письменной форме.

При составлении графика необходимо обеспечить соблюдение требований законодательства относительно отдельных категорий работников, которые имеют право на отпуск в удобное для них время или в определенное время (например, работники моложе 18 лет, ветераны войны и боевых действий на территории других государств и т.п.). Кроме того, лицам, работающим по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.

Положение об оплате труда

Внедрение в организации эффективной системы оплаты и нормирования труда с учетом его специфики позволяет рациональнее использовать кадровые ресурсы и принимать оптимальные решения в конкретной производственной обстановке. Основным внутренним документом, регулирующим применяемую в организации систему оплаты труда работников, является Положение об оплате труда. Содержательная часть и структура этого Положения зависят от многих обстоятельств, предопределяющих компетенцию нанимателя в разработке условий оплаты, т.е. на практике содержание данных документов строго индивидуально.

Положение о премировании

Под премированием понимают выплату работникам денежных сумм сверх основного заработка в целях поощрения достигнутых успехов по работе и стимулирования их дальнейшего возрастания. Премиальная система оплаты труда предполагает выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных условий премирования.

Положение о премировании (ст. 63 ТК) утверждается приказом нанимателя. В нем указывают круг лиц, подлежащих поощрению, показатели и условия премирования, размеры премий (предельные или конкретные по каждой профессии, должности). На основании данного Положения у работников при выполнении ими показателей и условий премирования возникает право требовать выплаты премии, а у нанимателя - обязанность уплатить данную премиальную сумму. Положения о премировании составляются по категориям работников.

Табели учета рабочего времени

Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц, а при работе с гибким графиком работы - суммированный учет рабочего времени. Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя, отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя, и служит для кадрового контроля и оплаты труда в бухгалтерии предприятия.

Должностные инструкции

Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций для работников (ст. 194 ТК).

Справочно: должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под роспись.

Разработка должностных инструкций очень важна, так как в ней четко определены обязанности работника. Обязанность по составлению должностных инструкций фактически установлена только для работников, занимающих должность. Для рабочих составление должностных инструкций не предусмотрено.

Тем не менее, как показала практика, наличие рабочих инструкций для различных профессий рабочих не будет лишним, особенно в случае возможных судебных споров как с работающими, так и с уволенными работниками.

Должностные инструкции позволяют расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей. Таким образом, наниматель сможет ответить на вопрос суда: «Чем вы руководствовались при увольнении работника, делая вывод о ненадлежащем исполнении им своих обязанностей?»

Личное дело

Личное дело работника - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; характеристики или рекомендательные письма (в случае необходимости); заявление о приеме на работу; трудовой договор; копию приказа о приеме на работу и др.

Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т.п.

Первоначально в личное дело группируют документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника в организации.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Журнал учета личных дел

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

Личная карточка работника

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш), работник кадровой службы обязан ознакомить владельца этой книжки под роспись в личной карточке формы Т-2. В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, т.е. информация, касающаяся конкретного сотрудника, необходимая нанимателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.

Положение о структурном подразделении

Положение о структурном подразделении устанавливает место подразделения в структуре компании, структуру подразделения, выполняемые им функции, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, права и ответственность должностных лиц подразделения. Его наличие не является обязательным для организации.

Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в организации связано со следующими рисками:

Результатом проверки соблюдения законодательства о труде в организации контрольно-надзорными органами является наложение административного штрафа (ст. 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях) как на нанимателя, так и на его должностных лиц, а также вынесение обязательного для исполнения предписания об устранении допущенных нарушений;

Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и нанимателя, создает почву для возможных конфликтов с работниками, и, как следствие, для подачи жалоб в инспекцию по труду или в суд.

В свою очередь, при постановке оптимального кадрового документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач:

Меры по надлежащей постановке кадрового документооборота являются гарантией положительного исхода при проведении проверок государственными контрольно-надзорными органами и шагом на пути к формированию имиджа организации;

Таким способом можно формализовать кадровые процедуры, существующие в организации (прием на работу и увольнение работника, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к материальной ответственности и т.п.);

Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» организации и ее сотрудников путем четкой регламентации того, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции организации.

Наталия Владыко, юрист

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия.

В последующих статьях нашей рубрики мы подробно обсудим порядок составления и оформления кадровых документов или, как их называют, документов по личному составу. Каждому документу будет посвящен отдельный материал. А пока приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения.

Документальное закрепление структуры и штата предприятия

Название документа

Структура и штатная численность

Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания

Штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты)

Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом.

Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия)

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием.

Как сказано в статье 8 Трудового кодекса РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

Внутренние локальные нормативные акты

Название документа

Положения о структурных подразделениях

Локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Работа отдела кадров регламентируется положением об отделе кадров предприятия.

Должностные инструкции работников

Внутренний локальный нормативный акт, которым регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью. Основанием для составления и оформления должностных инструкций служит "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Порядок их составления и оформления регламентирован частью 2 статьи 189 ТК РФ: «Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации».

Положение об обработке персональных данных работника

Локальный нормативный акт, в котором в соответствии с главой14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника» (ст.85-90) регламентированы требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных. Права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника*.

*Определение персональных данных работника дано в части перовой статьи 85 Трудового кодекса РФ: «Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».

Документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работника

Название документа

Трудовой договор

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т.д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Содержание трудового договора, его срок, особенности заключения срочного трудового договора, форму трудового договора можно найти в Постановлении Министерства труда Российской Федерации от 14.07.93 г. № 135 "Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)".

Изменения к трудовому договору.

В большинстве случаев оформляются при изменении существенных условий трудового договора. Например, при переводе работника на другую постоянную работу (ст.72 ТК РФ).

Согласно ст.57 ТК РФ условия трудового договора могут быть изменены в письменной форме только по соглашению сторон.

Приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу (форма Т-1, Т-1а в соответствии с Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 № 26).

Оформляется при приеме на работу работника по трудовому договору и издается на основании трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора (ст.68 ТК РФ).

В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Приказ (распоряжение) о переводе работника (ов) на другую работу (форма Т-5, Т-5а).

Оформляется при переводе работников на другую работу. Содержит фамилию, имя, отчество работника, вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) - на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку - на новом месте работы.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (ами) (форма Т-8, Т-8а).

Применяется для оформления и учета увольнения работников. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-61)

Применяется в небюджетных организациях для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Лицевая часть записки-расчета содержит ту же информацию, что и приказ о прекращении действия трудового договора с работником, заполняется работником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.

Личная карточка работника (форма Т-2).

Заполняется на сотрудников, принятых на работу, на основании приказа о приеме. Используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.

Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252. В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит: основания увольнения, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС).

Применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Заполняется параллельно с формой Т-2 в научных, научно-исследовательских, научно-производственных организациях, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников, занимающих, например, должности старшего научного сотрудника, младшего научного сотрудника, преподавателя, ректора и т.п.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений сообщенных о себе работником.

Трудовая книжка работника.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не включаются, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ). Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек в настоящее время регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях в редакции постановления Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252 (с изменениями на 19.10.90). В настоящее время в свете введения в действие Трудового кодекса Минтруд РФ готовит новый нормативный документ, регламентирующий ведение трудовых книжек.

Личное дело работника

Совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В личное дело включаются: внутренняя опись документов дела, дополнение к личному листку по учету кадров, личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копия документа об образовании, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных, аттестационные документы, копии приказов о переводах, поощрениях и налагаемых на работника взысканиях. В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 01.06.98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы».

Оформление отпуска

Название документа

График отпусков (форма Т-7).

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации) и является обязательным как для работодателя, так и для работника.

Документ содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; профессии (должности) по штатному расписанию; фамилию, имя, отчество работника; табельный номер; количество дней отпуска, запланированную и фактическую дату его начала, а также основание для перенесения отпуска и дату предполагаемого отпуска в случае его перенесения.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ам) (форма Т-6, Т-6а).

Применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).

Используется в небюджетных организациях для расчета причитающейся работнику заработной платы при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Лицевая часть записки-расчета содержит те же сведения, что и приказ о предоставлении отпуска работнику, заполняется сотрудником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.

Оформление командировок работников

Название документа

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Содержит следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество лица, направляемого в командировку, наименование структурного подразделения; профессия (должность), место назначения, дата начала и окончания, срок командировки; организация-плательщик, основание командировки, содержание задания (цель). Эти реквизиты заполняются перед убытием работника в командировку. По возвращении он заполняет раздел «Краткий отчет о выполнении задания» и сдает указанный документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку (форма Т-9, Т-9а)

Применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировка, даты ее начала и окончания. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма Т-10).

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия и пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ов) (форма Т-11, Т-11а)

Применяется для оформления и учета поощрений в работе.

Другие документы

Отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст. 74 ТК РФ).

Отдел кадров также документирует аттестацию персонала, сокращение штата и численности. Подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: приказы о привлечении к работе в выходные дни; о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.

Кадровая служба оформляет наложение на работника дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, и т. д.

Основанием для издания приказов служат различные виды документов. Это: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желанию; акты; объяснительные записки; докладные записки на имя руководителя; акты, фиксирующие, например, нарушения трудовой дисциплины.

По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.

Отдел кадров ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т. д.

Регистрационные формы

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

Журнал регистрации трудовых договоров;

Журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

Журнал регистрации приказов о командировках работников;

Журнал регистрации командировочных удостоверений;

Журнал регистрации служебных заданий;

Журнал регистрации локальных нормативных актов;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

Журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

Журнал выдачи справок по личному составу;

Журнал учета больничных листов*.

______________________

* о порядке оформления и ведения регистрационных форм документации по личному составу будет рассказано в отдельной статье нашей рубрики.

Начните с самого важного

На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из того перечня, что мы привели. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.

Начните с составления штатного расписания и графика отпусков, пусть это пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ (в соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков составляется «не позднее, чем за две недели до наступления календарного года»), но лучше поздно, чем никогда. Затем нужно проверить наличие договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках. Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации. Оформите учет трудовых книжек.

Затем вам предстоит завести или дооформить личные карточки формы Т-2. При этом пытаться оформлять документы задним числом не рекомендуется. Любая проверка легко выявит их фальсификацию. Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема работника на работу. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат личные счета работников.

При этом очень важно не запускать текущую работу: оформление документов на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.

После чего вы можете приступить к составлению, оформлению и внедрению локальных нормативных актов. Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат «нормы трудового права» (ст. 8 ТК РФ). Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.